O artigo 423.º - F. do Código das Sociedades Comerciais (CSC), regula as competências da CAUD, sendo de referir, em particular:
Verificar a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte;
Verificar, quando o julgue conveniente e pela forma que entenda adequada, a extensão da caixa e as existências de qualquer espécie dos bens ou valores pertencentes à sociedade ou por ela recebidos em garantia, depósito ou outro título;
Verificar a exatidão dos documentos de prestação de contas;
Verificar se as políticas contabilísticas e os critérios valorimétricos adotados pela sociedade conduzem a uma correta avaliação do património e dos resultados;
Elaborar anualmente relatório sobre a sua ação fiscalizadora e dar parecer sobre o relatório, contas e propostas apresentados pela administração; ...
Fiscalizar o processo de preparação e de divulgação de informação financeira.
Decorre do acima referido que uma das áreas funcionais com a qual a CAUD necessita de assegurar uma interação significativa consiste com o responsável da função financeira, bem como o administrador executivo com o pelouro da função financeira.
Em particular, em articulação com o trabalho desenvolvido pelo Revisor Oficial de Contas, a CAUD deve:
Avaliar da adequação do referencial contabilístico adotado pela entidade, assim como as políticas contabilísticas adotadas, bem como os princípios adotados ao nível do reconhecimento, mensuração, apresentação e divulgações efetuadas de modo a assegurar que está confortável com as mesmas;
Acompanhar o processo de preparação e de divulgação da informação financeira da entidade, assegurando: (i) que é efetuado um adequado planeamento das atividades associadas e a existência de um cronograma de fecho, detalhado que seja do conhecimento e aceite pelos diferentes intervenientes no processo de fecho; (ii) que se procede à monitorização do referido calendário, reunindo com os responsáveis da função financeira e o Revisor Oficial de Contas com o objetivo de antecipar eventuais temas e questões que possam surgir; (iii) o cumprimento dos prazos relativos ao fecho das contas; e (iv) a qualidade do relato produzido.
Adicionalmente, a CAUD deverá acompanhar o processo de acompanhamento da execução orçamental com o objetivo de poder acompanhar a atividade desenvolvida, assim como os indicadores operacionais e de desempenho económico-financeiro relevantes.
O exercício da ação fiscalizadora da CAUD assenta em quatro pilares essenciais:
Monitorização da atividade desenvolvida pela Comissão Executiva, através da participação nas reuniões onde sejam tomadas decisões relevantes em termos de risco ou no plano económico e financeiro, bem como pela análise das atas da reunião da Comissão Executiva
Acompanhamento da execução orçamental e da qualidade e oportunidade do relato financeiro produzido para fins internos e externos;
Acompanhamento da atividade desenvolvida pelas funções de controlo; e
Monitorização da atividade desenvolvida pelo Revisor Oficial de Contas.
A existência de uma função financeira assente:
num sólido sistema de informação;
em princípios contabilísticos adequados e devidamente divulgados; e
com profissionais competentes e experientes, é um fator crítico para um adequado sistema de controlo interno, pelo que a CAUD deve promover a criação desse ambiente e dos recursos necessários, ainda que não seja da sua competência a tomada de decisões de gestão.
Não compete à CAUD definir as políticas contabilísticas, as bases de mensuração, as regras de reconhecimento, ou a apresentação ou divulgações a incluir nas demonstrações financeiras. Tal é da competência da gestão executiva e da função financeira, mas compete à CAUD verificar e fiscalizar, devendo as suas recomendações serem tidas em consideração para evitar a necessidade de incluir no relato da CAUD a referência a eventuais divergências de opinião ou outro tipo de reparos ou comentários.
Sempre que alterações no modelo de negócio o exigem, assim como alterações do normativo contabilístico o obriguem a alteração, ou definição de novas políticas contabilísticas deverá ser objeto de análise pela função financeira, em particular os responsáveis pela preparação das demonstrações financeiras, devendo ser objeto de análise prévia por parte da CAUD de modo a evitar a implementação de alterações que posteriormente possam vir a ser revertidas. Na sua análise a CAUD deverá tomar em consideração a opinião do Revisor Oficial de Contas sobre a matéria em discussão.
De igual modo, caso ocorram novas tipologias de transações ou transações significativas não usuais a CAUD deverá apreciar, previamente, os eventuais impactos em termos de políticas contabilísticas e divulgações a serem efetuadas no anexo às demonstrações financeiras.
Dependendo da dimensão da entidade e da complexidade das suas operações as reuniões da CAUD com a função financeira podem ter uma periodicidade mensal e, no máximo, trimestral.
Um dos pilares essenciais de qualquer sistema de controlo interno assenta no compromisso com a competência, sendo essencial, ao nível da função financeira e restantes funções da entidade que seja assegurada a competência dos profissionais, a sua adequada formação e retenção de talento, devendo a CAUD promover esta atitude por parte dos responsáveis da gestão executiva.