Nos termos do artigo 423.º - C, do Código das Sociedades Comerciais, se a Assembleia Geral não designar o Presidente da CAUD compete a este órgão proceder à sua designação. Usualmente, o Presidente da CAUD é nomeado pela Assembleia Geral.
De acordo com o n.º 2 do artigo 423.º - G, ao Presidente da CAUD é aplicável o disposto no artigo 420.º - A (Dever de Vigilância), com as devidas adaptações, devendo o Presidente da CAUD participar ao Ministério Público os factos delituosos de que tenha tomado conhecimento e que constituam crimes públicos.
O Presidente da CAUD possui voto de qualidade, competindo-lhe presidir às reuniões da CAUD.
Ainda que uma leitura mais simplista possa indiciar que as responsabilidades do Presidente da CAUD não são muito distintas das dos restantes membros, a análise mais cuidada obriga a uma conclusão distinta.
O Presidente da CAUD tem responsabilidades especificas, nomeadamente as decorrentes do denominado Dever de Vigilância (artigo 420 – A, do CSC), bem como a obrigação de participar ao Ministério Público os factos delituosos que tenha tomado conhecimento e que constituam crimes públicos.
Normalmente, as situações que obrigam, requerem, a participação junto do Ministério Público, podem resultar do trabalho desenvolvido pelas denominadas funções de controlo:
Conformidade / Compliance, nos casos muito particulares de questões associadas ao branqueamento de capitais ou do financiamento do terrorismo, bem como disseminação de armas de destruição maciça;
Auditoria Interna e Externa, nos casos de fraude identificados por estas funções e devidamente investigados com recurso a competências e, nalguns casos mais sensíveis, externos, ou, decorrentes de processos de denúncias realizadas pelos canais previstos para tal.
Normalmente, estas situações exigem sigilo absoluto por parte dos membros da CAUD e dos envolvidos nos processos de investigação, sendo aconselhável aconselhamento jurídico sobre as condições de divulgação junto de outros órgãos da sociedade, reguladores e Ministério Público, competindo ao Presidente da CAUD assegurar o acompanhamento dos respetivos processos, conjuntamente com os restantes membros da CAUD.
Compete ao Presidente da CAUD assegurar a aprovação do Regulamento deste órgão e promover a sua constante monitorização.
É recomendável um forte alinhamento entre o Presidente da CAUD, o/a Presidente do Conselho de Administração e o/a Presidente da Comissão Executiva, bem como com o Secretário da Sociedade.
Ainda que a agenda das reuniões do Conselho de Administração seja da competência do seu / sua Presidente, é fortemente recomendável existir um alinhamento entre o/a Presidente do Conselho de Administração e o Presidente da CAUD nesta matéria, de modo a assegurar que os temas são oportunamente discutidos, devidamente agendados no momento adequado e devidamente preparados de modo a assegurar que previamente seja distribuída toda a documentação relevante entres todos os membros do CA para reduzir a assimetria de informação.
Este alinhamento pode ser realizado através da mediação do Secretário da sociedade, ou de forma direta entre o/a Presidente do CA o/a Presidente da CAUD e o/a Secretário(a) da sociedade.
No exercício da sua atividade deve o/a Presidente da CAUD propor um calendário anual de reuniões e definir quais os pontos recorrentes que devem ser abordados nas reuniões da CAUD. Entre outros podem ser definidos os seguintes pontos de carater recorrente:
Acompanhamento dos indicadores operacionais;
Acompanhamento dos indicadores financeiros;
Reuniões com os responsáveis / diretores das funções de controlo: (i) Gestão de Risco; (ii) Conformidade / Compliance; e (iii) Auditoria Interna;
Reuniões com os responsáveis pela elaboração das demonstrações financeiras;
Reuniões com responsáveis das áreas operacionais e de suporte;
Reuniões com o Revisor Oficial de Contas.
De igual modo, deve ser definido quais os Comités em que os membros da CAUD devem participar, sendo este um procedimento fundamental para reduzir a assimetria de informação.
É da competência do Presidente da CAUD assegurar que as atas das reuniões são produzidas em tempo útil e devidamente divulgadas, sendo importante promover a cooperação com o Secretário da sociedade nesta matéria.
Adicionalmente, é da sua competência assegurar que todos os relatórios, pareceres ou outros documentos são emitidos oportunamente, garantindo o cumprimento dos prazos, e são adequados.
Caso não seja possível assegurar o cumprimento de prazos na emissão de relatórios exigidos legalmente, ou regulamentarmente, o regulador deve ser avisado em tempo útil e acordado com o mesmo o procedimento a adotar.
É da responsabilidade do Presidente da CAUD manter canais de comunicação com o Regulador de modo a promover níveis de confiança por parte do regulador adequados.
O artigo 64.º do CSC (Deveres fundamentais) define que os gerentes devem observar:
Deveres de cuidado, revelando a disponibilidade, a competência técnica e o conhecimento da atividade da sociedade adequados às suas funções e empregando nesse âmbito a diligência de um gestor criterioso e ordenado; e
Deveres de lealdade, no interesse da sociedade, atendendo aos interesses de longo prazo dos sócios e ponderando os interesses dos outros sujeitos relevantes para a sustentabilidade da sociedade, tais como os seus trabalhadores, clientes e credores.
Adicionalmente, os titulares de órgãos sociais com funções de fiscalização devem observar deveres de cuidado, empregando para o efeito elevados padrões de diligência profissional e deveres de lealdade, no interesse da sociedade.
Ou seja, administradores, de forma geral devem observar deveres de cuidado e deveres de lealdade (atendendo aos interesses de longo prazo dos sócios e ponderando os interesses dos outros sujeitos relevantes para a sustentabilidade da sociedade, tais como os seus trabalhadores, clientes e credores). No caso dos membros da CAUD esses deveres obrigam a empregar elevados padrões de diligência profissional e deveres de lealdade, no interesse da sociedade.
Se me permitem, esta é a questão essencial, basilar, do exercício das funções dos membros da CAUD. Certamente que os mesmos devem deveres de lealdada para com a sociedade e, consequentemente os restantes membros do CA, nunca colocando em causa os seus deveres de lealdade, no interesse da sociedade.
O Presidente da CAUD, ou qualquer um dos seus membros, não deve obediência a outro órgão da sociedade ou nenhum dos membros que exercem funções nesses órgãos. Deve-lhes lealdade salvaguardando sempre o interesse da sociedade, o qual implica, necessariamente, o cumprimento do normativo legal e regulamentar em vigor.
Consequentemente, requer-se que o Presidente da CAUD seja:
Competente;
Idóneo; e
Independente.
Nunca podendo ser colocada em questão a sua competência, idoneidade ou independência, exceto em situações em que seja provada a justa causa, sendo tal motivo de destituição, conforme o n.º 1 do artigo 423.º - E, do CSC.
Em suma, o modelo de governo assente em Conselho de Administração, integrando Comissão de Auditoria, requer um alinhamento, coordenação e cooperação entre os três responsáveis pelo Conselho de Administração, Comissão de Auditoria e Comissão Executiva, assistidos pelo Secretário da sociedade. Caso este equilíbrio não seja efetivo os interesses da sociedade podem não ser devidamente salvaguardados.
A Presidência do Conselho de Administração, da Comissão de Auditoria e da Comissão Executiva requer perfis distintos, que se devem complementar na defesa do interesse da sociedade e no esforço conjunto de alcançar os objetivos estratégicos definidos.