O artigo 423º-F do Código das Sociedades Comerciais define as competências da Comissão de Auditoria (CAUD), a qual é composta por administradores não executivos (NED’s):
Fiscalizar a administração da sociedade;
Vigiar pela observância da lei e do contrato de sociedade;
Verificar a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte;
Verificar, quando o julgue conveniente e pela forma que entenda adequada, a extensão da caixa e as existências de qualquer espécie dos bens ou valores pertencentes à sociedade ou por ela recebidos em garantia, depósito ou outro título;
Verificar a exatidão dos documentos de prestação de contas;
Verificar se as políticas contabilísticas e os critérios valorimétricos adotados pela sociedade conduzem a uma correta avaliação do património e dos resultados;
Elaborar anualmente relatório sobre a sua ação fiscalizadora e dar parecer sobre o relatório, contas e propostas apresentados pela administração;
Convocar a assembleia geral, quando o presidente da respetiva mesa o não faça, devendo fazê-lo;
Fiscalizar a eficácia do sistema de gestão de riscos, do sistema de controlo interno e do sistema de auditoria interna, se existentes;
Receber as comunicações de irregularidades apresentadas por acionistas, colaboradores da sociedade ou outros;
Fiscalizar o processo de preparação e de divulgação de informação financeira;
Propor à assembleia geral a nomeação do revisor oficial de contas;
Fiscalizar a revisão de contas aos documentos de prestação de contas da sociedade;
Fiscalizar a independência do revisor oficial de contas, designadamente no tocante à prestação de serviços adicionais;
Contratar a prestação de serviços de peritos que coadjuvem um ou vários dos seus membros no exercício das suas funções, devendo a contratação e a remuneração dos peritos ter em conta a importância dos assuntos a eles cometidos e a situação económica da sociedade;
Cumprir as demais atribuições constantes da lei ou do contrato de sociedade.
Ainda que a redação dada pelo Código das Sociedades Comerciais seja datada no passado e algumas das competências possam parecer “do passado” uma análise detalhada de cada uma das 16 alíneas apenas permite concluir que os membros da CAUD tem um conjunto significativo de responsabilidades, para além das decorrentes das suas funções de administração não executiva.
Não é objetivo deste artigo detalhar a análise das competências dos membros da CAUD, nem as possíveis leituras jurídicas que possam decorrer dessa análise. Contudo, salienta-se:
Exercerem uma ação fiscalizadora sobre a administração da sociedade, na qual os mesmos participam, subscrevendo documentos relevantes tais como: (i) planos estratégicos; (ii) orçamentos; (iii) documentos de acompanhamento / monitorização dos orçamentos; (iv) relatório e contas anuais; e (v) relatórios sobre o controlo interno dirigidos aos reguladores, tendo, simultaneamente, de emitir documentos sobre a fiscalização realizada. Esta dupla função só é possível num ambiente de grande alinhamento entre os membros executivos e membros não executivos, caso contrário os membros não executivos, se tiverem pontos de vista distintos, terão de efetuar declarações de voto no seio do CA e nos documentos externos que poderão prejudicar a reputação da entidade, ainda que o exercício das suas funções a tal obrigue para assegurar o princípio da transparência e prevenir a sua indevida responsabilização;
Algumas das competências da CAUD, ao nível da qualidade do relato financeiro, regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte ser “delegada” no Revisor Oficial de Contas, competindo à CAUD propor a sua nomeação pela Assembleia Geral, assim como a avaliação da atividade desenvolvida pelo ROC;
Fiscalizar a eficácia do sistema de gestão de riscos, do sistema de controlo interno e do sistema de auditoria interna, os quais estão sempre presentes em entidades reguladas no setor financeiro e segurador. Adicionalmente, nestas entidades compete, também, à CAUD fiscalizar a cultura organizacional;
Receber as comunicações de irregularidades (wistleblowing), assegurar que as mesmas são devidamente analisadas e as conclusões dai decorrentes dão origem à devida ação, podendo a mesma traduzir-se em sanções;
Elaborar anualmente o relatório sobre a sua ação fiscalizadoras e dar parecer sobre o relatório, contas e propostas apresentadas pela administração, a qual os NED’s integram.
Constituem deveres dos membros da CAUD, artigo 423.º - G, do CSC:
Os membros da comissão de auditoria têm o dever de:
Participar nas reuniões da comissão de auditoria, que devem ter, no mínimo, periodicidade bimestral;
Participar nas reuniões do conselho de administração e da assembleia geral;
Participar nas reuniões da comissão executiva onde se apreciem as contas do exercício;
Guardar segredo dos factos e informações de que tiverem conhecimento em razão das suas funções, sem prejuízo do disposto no n.º 3 do presente artigo;
Registar por escrito todas as verificações, fiscalizações, denúncias recebidas e diligências que tenham sido efetuadas e o resultado das mesmas.
Mais uma vez, podemos verificar que os membros da CAUD têm um conjunto de deveres muito exigentes. Quanto à periodicidade das reuniões da CAUD, ainda que seja requerida a periodicidade mínima de dois (2) meses, em setores muito regulados muito provavelmente a periodicidade será menor, no mínimo mensalmente, podendo ser necessário reunir mais que uma vez por mês, para além dos trabalhos a serem desenvolvidos fora das reuniões.
Facilmente se conclui que o NED’s:
Para além de poderem ser responsabilizados, como os demais membros da Administração, pelas decisões tomadas no seio do Conselho de Administração, poderem ser, adicionalmente, responsabilizados pela omissão das suas obrigações enquanto membros da CAUD. Ao contrário do que poderá aparentar, os NED’s têm responsabilidades adicionais às dos administradores não executivos, não significando que não serem executivos se traduz em menores responsabilidades, bem pelo contrário;
Necessitam de Criar mecanismos de articulação com os restantes membros do CA, em particular o seu Presidente, bem como o Presidente da Comissão Executiva de demais vogais, os quais devem estar formalizados no Regulamento da CAUD;
Necessitam de assegurar um modelo de funcionamento da CAUD que lhes permita reduzir de forma significativa a assimetria de informação e um modelo de reporting que lhes permita monitorizar a atividade da entidade no seu todo;
Criar ligações fortes junto das funções de controlo (Conformidade / Compliance, Gestão de Risco e Auditoria Interna), assim como junto do Auditor Externo e Regulador, devendo tais mecanismos / instrumentos estarem contemplados no Regulamento da CAUD.
Face às responsabilidades assumidas pelo NED’s, em particular os membros da Comissão de Auditoria, a sua remuneração, conforme decorre do artigo 423.º - D, deve consistir numa remuneração fixa, ou seja, os membros da Comissão de Auditoria, de modo a não afetar a sua independência não podem ser remunerados em função de prémios alinhados com os resultados ou objetivos da sociedade.
A questão da remuneração coloca duas visões distintas:
A Visão minimalista, normalmente preferida pelos reguladores, que consiste numa remuneração fixa de um valor que não possa colocar em causa a independência do NED’s, membro da CAUD;
Uma Visão económica que consiste em assegurar que o NED’s, membro da CAUD aufere uma remuneração compatível com: (i) a experiência e competência requerida para o exercício das suas funções; e (ii) com o tempo despendido no exercício das suas funções.
Esta visão económica, poderá justificar a criação de um órgão de staff junto da CAUD que permita delegar neste órgão um conjunto de atividades tornando mais eficiente o tempo despendido pelo NED’s, membros da CAUD.
Nunca deve ser esquecido a necessidade de assegurar um equilíbrio entre:
A necessidade da remuneração não poder comprometer a independência, assumindo a mesma 100% da remuneração total do individuo em questão;
Um montante que não permite assegurar a adequada remuneração em função das horas despendidas e a qualificação e experiência do profissional em questão.