A INTERAÇÃO DA CAUD COM A 1ª LINHA DE DEFESA

Tendo como referencial o modelo das linhas de defesa, procuramos abordar a temática da interação da CAUD com a 1ª linha de defesa, as operações.

A 1ª linha de defesa depende, em termos hierárquicos e funcionais, da comissão executiva, sendo delegada num dos administradores executivos o pelouro de cada uma das funções operacionais. Ao contrário da 2ª linha de defesa, na qual existe um report duplo, hierárquico à Comissão Executiva e funcional à CAUD, no caso da 1ª linha de defesa o report é exclusivo à Comissão Executiva.

Contudo, no caso das entidades sujeitas à supervisão do Banco de Portugal, o n.º 3, do artigo 6, do Aviso 03/2020, dá ao órgão de fiscalização o poder de solicitar, a todo o tempo, qualquer documento ou informação, escrita ou oral, que considere relevante para o exercício das suas funções diretamente às diversas unidades de estrutura ou a qualquer colaborador da instituição, em particular às funções de controlo interno, sem necessidade de qualquer pedido ou comunicação prévia ao órgão de administração, e sem que este órgão possa obstar ao acesso direto à informação ou documento em causa pelo órgão de fiscalização.

Ainda que no texto se refira, em particular às funções de controlo interno, não se elimina a possibilidade deste poder não ser exercido no caso de outras funções. Refere o n.º 5, do artigo em questão que qualquer condicionamento, ainda que temporário, ao acesso a informação, documentação ou a colaboradores da instituição, conforme previsto no n.º 3, ou ao acesso das funções de controlo interno ao órgão de fiscalização, conforme previsto no n.º 4, deve ser comunicado, de imediato, à autoridade de supervisão competente e debatido em reunião do órgão de fiscalização, ficando registado em ata.

Assim, nas entidades sujeitas ao Aviso 03/2020, do Banco de Portugal é inequívoco que a CAUD, e os seus membros, tenham poder para solicitar informações às áreas operacionais devendo as mesmas prestar tais informações e, caso tal não aconteça devem ser desencadeados os procedimentos referidos no n.º 5 do artigo 6.º do Aviso.

Usualmente, a interação entre a CAUD e as áreas operacionais visa dois objetivos, permitindo aos membros da CAUD:

1. Um melhor conhecimento das atividades desenvolvidas e controlos implementados;

2. Uma maior perceção do grau de maturidade da cultura organizacionais ao nível das áreas funcionais; e

3. Terem a capacidade de promoverem junto da 1.ª linha a sensibilização para a relevância dos temas associados à cultura organizacional, sistema de governo, sistema de informação e sistema de controlo interno.

O grau de interação entre a CAUD e as áreas funcionais poderá ser distinto em função da área em questão. Em áreas de suporte críticas ao funcionamento da entidade, tais como as associadas aos sistemas de informação e tratamento de informação, bem como recursos humanos e jurídicos poderá justificar-se um maior grau de interação do que relativamente às áreas comerciais ou de suporte ao negócio.

Na preparação do Plano de Atividades da CAUD deverá ser definido qual o grau de interação, a periodicidade das reuniões e os intervenientes nas mesmas.