Uma larga fatia das pequenas e médias empresas em Portugal não possuem um departamento dedicado de compras/aprovisionamento, preferindo descentralizar as compras em responsáveis de diferentes serviços ou departamentos.
Descentralizar as compras em diferentes departamentos é uma abordagem que permite:
uma maior flexibilidade na resposta às necessidades
uma maior correspondência face a especificações dos fornecimentos e serviços
um menor gasto de tempo entre a encomenda e a recepção dos artigos ou serviços
uma forma de responsabilizar cada gestor no comando das operações que lhe estão afectas
No entanto a descentralização dos processos de compra significa, em parte, a perda de uma visão de conjunto, que, de alguma forma implica perder os benefícios de agregar volume e efetuar uma negociação beneficiando de economias de escala, assim como o alargamento dos contratos por períodos mais longos de tempo.
Esta abordagem também tende a envolver a um maior número de fornecedores, maior
valor de gastos com transporte; gestão de resíduos de embalagem, de inventários, etc.
Centralizar as compras é mais eficaz em termos de custos e de tempo consumido, sendo este o modelo mais adoptado por organizações de maior dimensão, com diferentes filiais,
ou sucursais.
Este modelo ajuda a estabelecer um padrão nos processos da empresa, nomeadamente os critérios de qualidade, especificações técnicas, embalagem, encomenda e frequência de entrega.
Ao agrupar as necessidades de compra de vários departamentos, locais e filiais, é possível negociar melhores preços e melhores condições de pagamento. É um serviço mais eficiente, com menores custos de entrega. As compras centralizadas, permitem ainda um controlo mais eficiente dos inventários, da gestão de encomendas e uma maior eficiência ao nível do tratamento administrativo documental,por via de um menor número de documentos a tratar.
As pequenas e médias empresas, nem sempre possuem condições, nomeadamente ao nível do investimento necessário em termos de recursos humanos qualificados, e gerem os processos de compra através de uma abordagem dupla, ou seja, directrizes comuns centralizadas, uma lista de fornecedores aprovados e um processo de compra descentralizado.
Desta forma, qualquer destes modelos terá sempre vantagens e desvantagens que devem ser ponderadas pela gestão de topo da organização, por forma a adoptar o que mais se ajuste em face das condicionantes existentes, da estratégia e políticas de gestão adoptadas.
Convêm ainda distinguir entre as compras que têm diretamente a ver com o negócio da organização, como seja as compras de matérias-primas, material de embalagem ou mercadorias, e os custos de funcionamento não estratégicos, que são transversais e comuns a todas as organizações, como por exemplo as Telecomunicações, Transportes, Energia, Seguros, Combustíveis, e tantas outras.
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